La Gestión Documental permite asociar archivos externos a cualquier registro del sistema (cliente, vehículo, albarán, recibo, artículo, etc.). Los documentos pueden abrirse desde la aplicación siempre que el origen esté accesible. Requiere activar el Módulo.
Este módulo es obligatorio para:
- Extranet
- Asociación de fotos y firmas desde la APP de entrega (requiere módulo Servidor APP)
- Uso avanzado de imágenes en artículos (incluida Tienda Online)
Los archivos asociados no se incluyen en la copia de seguridad, ya que Zynara almacena únicamente la ruta, no el archivo físico.
Acceso a la Gestión Documental
Una tabla dispone de gestión documental cuando en la ficha aparece el icono correspondiente en la barra superior (también accesible con botón derecho).
No existe límite de documentos asociados por elemento.
Campos principales:
- Tabla / Relativo a: identifican el registro vinculado.
- Título: descripción del documento.
- Referencia: dato informativo mostrado en el listado.
- Vencimiento: permite generar avisos automáticos según la configuración del módulo.
Tipos de origen del archivo
Un documento puede almacenarse en:
- Unidad local o de red
- Requiere permisos de Windows.
- Posibilidad de “Recordar ruta para esta tabla y equipo”.
- Opciones adicionales:
- Escanear
- Pegar desde portapapeles
- Crear desde plantilla
- Carpeta reconocida por el sistema
- Igual funcionamiento que unidad local/red.
- Dirección de Internet válida
- Se abre en el navegador predeterminado.
- Servidor FTP (desactivado)
- Acceso directo interno
- Permite vincular registros entre tablas.
Publicación en Extranet
Casilla Publicable:
- Desde ficha de conductor → Documento privado (visible solo para él).
- Desde tabla general (Herramientas > Documentos) → Documento público.
La publicación o eliminación se ejecuta al sincronizar la Extranet.
Gestión de imágenes
Cuando el documento es una imagen, se habilitan funciones adicionales:
Opciones específicas
- Ver en ficha (artículos): se integra en la pestaña Imágenes.
- PrestaShop: sincronización con la tienda online.
Edición de imagen
Permite:
- Girar vertical u horizontalmente.
- Agregar logotipo (F3).
- Configurar:
- Posición (cuadrantes)
- Tamaño (% respecto imagen)
- Margen (%)
- Transparencia
El logotipo se toma desde Preferencias > Aplicación > Logotipo.
Información EXIF
Las imágenes pueden mostrar metadatos:
- Cámara, ISO, diafragma, velocidad
- Fecha y hora
- Coordenadas GPS (con acceso a mapa)
Depende de cómo haya sido generada la imagen.
Rutas y almacenamiento
Zynara convierte rutas mapeadas en rutas absolutas cuando es posible.
Ejemplo:
Y:\factura.pdf
→ \\SERVIDOR\DOCS\factura.pdf
No aplica a rutas locales.
Cambio de ruta
Para un documento:
Editar la ruta desde su ficha.
Para múltiples documentos:
Herramientas > Utilidades de documentos > Cambiar una ruta actual por otra distinta.
El proceso:
- Seleccionar ruta actual.
- Indicar nueva ruta.
- Confirmar vista previa.
- Ejecutar cambio.
Importante: Solo cambia la ruta almacenada, no mueve físicamente el archivo.
Más opciones (archivos locales/red)
- Abrir documento
- Copiar ruta al portapapeles
- Copiar documento al portapapeles
- Abrir carpeta
Sujetos a permisos de Windows.
Control de versión (Hash)
Al guardar un documento se genera automáticamente un hash, identificador único del contenido.
Permite:
- Verificar si ha sido modificado.
- Recalcular versión (Obtener versión).
- Comparar con versión anterior.
No aplicable a archivos de Internet o FTP.
Eliminación
Eliminar un documento en Zynara:
- ❌ No elimina el archivo físico.
Eliminar el archivo físico: - ❌ No elimina el registro en Zynara.
No existe vinculación destructiva entre ambos.
Tabla global de documentos
Desde:
Herramientas > Documentos
Permite:
- Visualizar todos los documentos de todas las tablas.
- Asociar archivos a elementos generales.
- Ejecutar utilidades masivas.