El módulo incorpora Inteligencia Artificial en Zynara de forma ágil y transparente. En esta primera fase, permite mejorar, resumir y traducir textos automáticamente, realizar simulaciones de liquidación de IVA y, con la SV de Gestión Documental activada, analizar, detectar y clasificar albaranes de venta firmados, facturas de compra simplificadas y albaranes de compra.
Las operaciones hechas con IA son anotadas en la Auditoría.
Progresivamente se irán incorporando nuevas funcionalidades para potenciar su utilidad en las tareas del día a día.
El módulo puede activarse desde el apartado de Módulos y requiere una clave de activación para su uso.
Si está interesado en este servicio, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Resumir, mejorar y traducir
En zonas de texto, haga clic en el icono IA
Seleccione una de las diferentes opciones que se muestran para procesar el texto con IA:
Permite analizar la ortografía, mejorar la redacción, resumir el contenido o traducirlo a cualquiera de los idiomas disponibles. Se mostrará una comparación entre la versión original y la modificada, con la opción de editar el resultado antes de confirmarlo.
Simular la liquidación
En el menú Informes, Fiscal, Resumen de IVA:
Permite realizar una simulación de la liquidación del IVA, indicando los importes y las casillas correspondientes del modelo 303. Esta liquidación se calcula con fines exclusivamente informativos y no tiene validez fiscal ni legal.
Gestión Documental OCR + IA
La gestión documental mediante IA y OCR permite analizar, identificar y clasificar documentos para su integración con Zynara, minimizando la intervención del usuario.
Se ubica en el menú Herramientas, Gestión Documental OCR con IA.
Configuración previa.
Con el módulo de Inteligencia Artifical activado, el primer paso es definir ciertos parámetros básicos para el correcto funcionamieno de la utilidad. Para ello, iremos al menú Carpetas de la utilidad:
Carpetas
Los documentos a analizar (como archivos PDF, JPG escaneados u otros formatos) deben ubicarse en una carpeta accesible por Zynara. Se trata de una carpeta temporal en la que se irán procesando los distintos documentos.
Puede definir hasta 5 carpetas distintas si desea separar los documentos por tipo.
En la opción “Definir carpetas temporales” deberá indicar al menos una carpeta. Seleccione el tipo “Variado” si va a utilizar una única carpeta con documentos mezclados (situación habitual en carpetas compartidas de escáner).
Las carpetas configuradas aparecerán en la lista. Para comenzar a trabajar con una de ellas, haga clic sobre su nombre.
Rutas para guardar
Esta opción también se encuentra en las utilidades del menú Herramientas y permite indicar a Zynara la ubicación donde se guardará el documento procesado. En esencia, el sistema copiará el documento desde la carpeta temporal a la carpeta definitiva. Lea el apartado «Rutas y Almacenamiento» aqui: https://zynara.info/gestion-documental/
Preferencias
Pestaña “Gastos”
Si el resultado del análisis corresponde a una factura de compra simplificada (como tickets de restaurante, peajes, etc.), Zynara intentará identificar el proveedor en su base de datos para asignarlo automáticamente. En caso de que no exista, aquí se puede definir qué código de proveedor al contado debe utilizar.
Adicionalmente, dado que Zynara puede detectar el número de tarjeta de crédito en el documento, es posible asociarlo a un tipo de pago existente, tal como se explica más adelante.
Pestaña “Albaranes de compra”
De forma similar a lo indicado en “Gastos”, al analizar un albarán de compra Zynara buscará el proveedor en su base de datos para asignarlo automáticamente. En este apartado se define qué código utilizar en caso de no encontrarlo.
Actualmente, cuando el documento corresponde a una compra, se genera un albarán con un único código de artículo. Es necesario especificar qué código se utilizará para ello.
Avanzado
En este apartado se pueden definir detalles adicionales para que la IA los tenga en cuenta durante el análisis, indicando cómo debe actuar en determinados escenarios.
Por ejemplo, si en las facturas de un proveedor como ACME, S.A. su NIF aparece en vertical, con un tamaño reducido o baja calidad, lo que dificulta su detección automática, se puede especificar manualmente:
El NIF del proveedor ACME, S.A. es B654…
Modelos
Para procesar los documentos, Zynara utiliza modelos de Inteligencia Artificial alojados en servidores externos, los cuales pueden experimentar sobrecarga de forma puntual.
Esta opción permite definir el ciclo de modelos a utilizar, de modo que, si uno de ellos no está disponible, Zynara recurrirá automáticamente al siguiente. El proceso es cíclico, por lo que, si falla el último modelo, se volverá a intentar con el primero.
Esta configuración viene establecida por defecto y no es necesario modificarla, salvo indicación expresa del Servicio Técnico.
Uso del OCR con IA
Una vez configurado el sistema siguiendo los pasos anteriores, el uso del OCR resulta sencillo y ágil.
En el panel Archivos se mostrarán los documentos de la carpeta seleccionada. También es posible añadir nuevos mediante la opción “Importar documentos”, que permite hacerlo desde un escáner, pegando uno o varios archivos previamente copiados o incorporando todos los archivos desde otra carpeta.
Los archivos que se muestran en el panel corresponden a todos los PDF, XML e imágenes de la carpeta temporal seleccionada, y representan los documentos pendientes de asignación.
Si el nombre del archivo aparece tachado, significa que ya ha sido procesado previamente y que consta en la base de datos de la gestión documental de Zynara. Esto no impide que pueda volver a ser analizado.
Desde la barra de herramientas también dispone de opciones para volver a cargar la lista o eliminar aquellos archivos que no resulten de interés.
Inicio del análisis
Basta con seleccionar el archivo (cuya vista previa se muestra en el panel derecho) y hacer clic en OCR. La IA comenzará a analizar el documento y, en función del resultado, le permitirá continuar con el proceso.
Albarán de venta
La IA ha identificado que el documento analizado corresponde a un albarán de venta firmado por el cliente. Muestra su número y fecha, y con un solo clic podrá asignarlo como documento adjunto en la gestión documental del albarán.
Una vez realizado el proceso, que es inmediato y sin intervención adicional, podrá abrir el albarán para verificar la correcta asignación.
Factura simplificada de compra
Si la IA ha detectado una factura simplificada de compra (como un ticket de restaurante, peaje, etc.), identificará el número de documento, la fecha, el concepto, el proveedor y el tipo de pago. Si el NIF del proveedor no existe en Zynara, se asignará automáticamente el proveedor definido en la configuración.
Zynara abrirá el formulario de gastos de tickets con todos los datos ya cumplimentados. Solo deberá revisarlos y confirmarlos para que el gasto se registre y el documento analizado quede adjunto en su gestión documental.
Asignar el tipo de pago
La IA también detectará, si está presente, la tarjeta de crédito o débito utilizada en la operación. Con esta información podrá asignar automáticamente el tipo de pago.
Para ello, en el campo Anotaciones del tipo de pago, introduzca un fragmento del número de tarjeta, de modo que el sistema pueda vincular el dato detectado con el código de tipo de pago.
Por ejemplo, si en el ticket aparece la tarjeta con la traza ***5510, introduzca 5510 en las Anotaciones del tipo de pago. De este modo, el gasto se asignará automáticamente al tipo de pago correspondiente.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para asociar gastos a tarjetas de distintos usuarios. Puede crear tantos tipos de pago de tarjeta como necesite, de forma que Zynara asigne cada gasto al usuario correspondiente.
Albarán o factura de compra
Si la IA detecta que el documento corresponde a un albarán o una factura de compra, abrirá el formulario de albaranes de compra con los datos ya cumplimentados: el proveedor y las partidas con el total de cada base imponible. Tras aceptar estos valores, el albarán de compra quedará guardado con el documento asociado en la gestión documental, y el usuario podrá facturarlo desde ese mismo punto si lo desea.
En caso de facturarlo, se asume el documento detectado como S/Factura.
El NIF del proveedor será detectado y buscado en la base de datos de proveedores. En caso de no existir, se utilizará el código definido en la configuración previamente indicada.
Esta versión de la IA no contempla, por el momento, la detección partida a partida. En su lugar, se generará una única línea de compra con el código de artículo genérico definido en la configuración, asignando el total correspondiente a cada base imponible.
El código de artículo asignado podrá cambiarse en la partida del albarán, sin que afecte a su descripción, cantidad ni precio. El planteamiento es que Zynara asigna un código genérico (definido en la configuración), y que el usuario pueda cambiar por el que considere.
Dado que el tamaño máximo de la descripción del artículo son 50 caracteres, el concepto analizado se ajustará a ese tamaño evitando el corte de palabras.
Documentos ajenos a la empresa
Si la IA detecta que el documento analizado no corresponde a su empresa (basándose en el NIF), lo clasificará como no procede y no permitirá su asignación.
Consideraciones importantes sobre el uso de la IA
- La IA puede cometer errores, por lo que es imprescindible que el usuario verifique los resultados antes de validarlos.
- Para su funcionamiento, Zynara utiliza servicios de IA de terceros. En caso de sobrecarga en alguno de ellos, el sistema recurre a modelos alternativos (hasta un máximo de tres). No obstante, la disponibilidad del servicio no depende de Zynara, por lo que no puede garantizarse en todo momento, especialmente en periodos de alta demanda.
- No deben considerarse definitivos los resultados proporcionados por la IA —especialmente en la simulación de liquidación de IVA— para fines tributarios o legales. Esta funcionalidad, al igual que el resto de las descritas, constituye una ayuda y no tiene carácter vinculante.
- Los datos enviados no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial.