Zynara incorpora Inteligencia Artificial en sus versiones Premium de forma ágil, sencilla y transparente, integrándola directamente en las herramientas habituales del programa. Para activar estas funcionalidades, póngase en contacto con nosotros.
Funciones:
- Resumir, mejorar y traducir textos.
- Simular la liquidación.
- Redactar email en función a su presupuesto.
- Alta de clientes, proveedores o contactos con lenguaje natural, tarjetas de visita o cualquier otro documento.
- Altas automáticas de presupuestos, pedidos y albaranes de venta y compra: OCR con IA para las partidas.
- Análisis de oportunidades.
- Evaluación de Riesgo Comercial y Exposición de Deuda.
Resumir, mejorar y traducir textos
Si ha redactado un texto para un presupuesto o cualquier otra finalidad, la IA puede ayudarle a corregir la ortografía, mejorar la redacción, resumir el contenido o traducirlo a cualquiera de los idiomas disponibles.
Antes de aplicar los cambios, Zynara mostrará una comparación entre el texto original y la versión propuesta por la IA, permitiendo revisar y editar el resultado antes de confirmarlo.
Además, puede adaptar la redacción con un enfoque más comercial y persuasivo, especialmente útil para mejorar la presentación de presupuestos, ofertas y comunicaciones dirigidas a clientes.
Para acceder a estas funciones, haga clic en el icono de IA disponible en las zonas de texto y seleccione la opción que desee.
Simular la liquidación
En el menú Informes, Fiscal, Resumen de IVA:
Permite realizar una simulación de la liquidación del IVA, indicando los importes y las casillas correspondientes del modelo 303. Esta liquidación se calcula con fines exclusivamente informativos y no tiene validez fiscal ni legal.
Redactar email en función a su presupuesto
Si va a enviar un presupuesto por email, la IA puede redactar automáticamente el mensaje que acompañará a su propuesta. Para ello, analizará el contenido del PDF adjunto y generará un texto comercial adaptado a la información incluida en el documento.
De esta forma, podrá preparar rápidamente un mensaje claro, profesional y orientado al cliente, sin necesidad de redactarlo desde cero.
En el formulario de envío del email, seleccione el PDF adjunto —ya sea un presupuesto, una propuesta u otro documento— y haga clic en el botón IA para generar el texto.
A continuación, seleccione cómo desea que la IA redacte el mensaje. Podrá elegir entre las distintas opciones disponibles para adaptar el resultado a sus necesidades.
La configuración seleccionada quedará guardada para los próximos envíos, por lo que no será necesario volver a indicarla cada vez.
Alta de clientes, proveedores o contactos con lenguaje natural, tarjetas de visita o cualquier otro documento
Al dar de alta un cliente, proveedor o contacto, puede utilizar la IA para agilizar la introducción de sus datos y reducir el trabajo manual.
Haga clic en el icono de IA para acceder a las opciones disponibles y completar la información de forma más rápida y sencilla.
Desde texto libre
Introduzca los datos disponibles escribiéndolos directamente: razón social, nombre comercial, persona de contacto, dirección completa, teléfonos, email o IBAN, entre otros.
La IA interpretará la información y cumplimentará automáticamente los campos correspondientes del formulario, agilizando el alta y evitando tener que introducir cada dato por separado.
Desde un archivo o imagen
Si dispone de una tarjeta de visita, un certificado de titularidad bancaria, un documento con el NIF u otro archivo que contenga los datos necesarios, puede agilizar todavía más el proceso.
Seleccione la opción «Desde archivo» y la IA analizará el documento —imagen, PDF u otro formato compatible— para extraer la información y cumplimentar automáticamente los campos correspondientes de la ficha.
El archivo puede seleccionarse directamente desde su equipo o, si se trata de una imagen copiada en el portapapeles, pegarse con un solo clic.
Además, podrá vincular el documento a la Gestión Documental, conservándolo asociado a la ficha para futuras consultas.
Instrucciones adicionales
Si necesita proporcionar a la IA indicaciones específicas para futuros análisis, puede hacerlo en el apartado «Instrucciones».
Estas indicaciones se tendrán en cuenta en los siguientes análisis, permitiendo adaptar la interpretación de los documentos y los resultados obtenidos a sus necesidades.
Altas automáticas de presupuestos, pedidos y albaranes de venta y compra: OCR con IA para las partidas
Una de las aplicaciones más interesantes de la IA es la introducción automática de partidas en los documentos de compra y venta, reduciendo considerablemente el trabajo manual.
Por ejemplo, puede generar un presupuesto de venta a partir de un presupuesto de compra, utilizando la información del documento original como punto de partida.
También puede crear directamente un albarán de compra a partir del PDF recibido del proveedor. La IA analizará el documento e incorporará sus partidas, facilitando posteriormente su revisión y validación.
Además, el documento original puede quedar vinculado a la Gestión Documental, manteniendo el PDF asociado al documento generado en Zynara para su posterior consulta.
Documentos de venta (presupuestos, pedidos, albaranes)
Cuando esté creando un nuevo documento de compra o venta, haga clic en el icono de IA para acceder a las opciones disponibles y agilizar la introducción de datos y partidas.
El funcionamiento es similar al explicado anteriormente para el alta de clientes y proveedores. Dispone de un campo de texto libre en el que puede indicar, de forma natural, las partidas que desea añadir al documento.
No es necesario seguir un formato específico: escriba la información disponible y la IA se encargará de interpretarla y convertirla en las partidas correspondientes.
Por ejemplo, puede escribir:
Un desplazamiento a 30 euros y dos horas de mano de obra a 50 euros.
Y el resultado es:
También puede obtener las partidas a partir de un documento o una imagen, que podrá vincularse automáticamente a la gestión documental. La IA analizará su contenido y añadirá al documento las partidas que haya detectado.
Si el archivo contiene precios de compra, dispone de opciones para adaptar estos importes antes de incorporarlos, como suprimir los descuentos detectados o incrementar los precios aplicando el porcentaje deseado.
Por ejemplo, a partir del presupuesto recibido de un proveedor, puede generar automáticamente un presupuesto de venta para su cliente, reutilizando las partidas y aplicando un incremento sobre los precios de compra.
Configuración
En las preferencias debe definir qué código de artículo utilizará Zynara para las partidas. Si no dispone de uno específico, puede crear un artículo «cajón de sastre», con un código como VARIOS, por ejemplo. De este modo, todas las partidas detectadas se crearán inicialmente con ese código, conservando la descripción y demás datos obtenidos por la IA.
También dispone de un campo de instrucciones adicionales, donde puede indicar a la IA criterios o indicaciones específicas que deberá tener en cuenta al analizar y generar las partidas.
Documentos de compra (presupuestos, pedidos, albaranes)
El proceso de creación de documentos de compra resulta especialmente interesante, ya que permite, entre otras posibilidades, automatizar la entrada de compras y reducir considerablemente el trabajo manual.
El procedimiento es el mismo que el explicado anteriormente, aunque presenta dos diferencias importantes:
El código de proveedor de obtiene automáticamente
A diferencia de los documentos de venta, donde es necesario indicar el cliente, en los documentos de compra el proveedor puede detectarse automáticamente si ya está dado de alta en Zynara.
La IA identifica el NIF del proveedor en el documento y lo vincula con su ficha. Si el proveedor no estuviera previamente creado, o la IA no pudiera identificarlo correctamente, se solicitará su selección de forma manual.
El código de artículo se puede automatizar
En los documentos de venta, las partidas se crean utilizando un código de artículo genérico, definido previamente en las preferencias. En los documentos de compra, este proceso puede automatizarse todavía más.
Desde el mismo apartado de preferencias puede indicar cómo debe proceder la IA con los artículos detectados en el documento, determinando el criterio que utilizará para asignar sus códigos.
Puede indicar que se utilice siempre el código de artículo predeterminado del proveedor. Esta opción resulta especialmente útil para proveedores a los que se compra habitualmente un único artículo.
El código que debe utilizarse se define previamente en la ficha del proveedor. De este modo, al analizar sus documentos de compra, la IA asignará automáticamente ese artículo a las partidas detectadas.
Si el código de artículo detectado en el documento no existe en Zynara, puede indicar cómo debe proceder el programa: utilizar igualmente el código leído o sustituirlo por el artículo genérico definido en las preferencias.
Análisis de Oportunidades
La opción Análisis de Oportunidades utiliza inteligencia artificial para analizar las oportunidades comerciales que se encuentran activas y ayudar al usuario a decidir qué hacer a continuación para aumentar las posibilidades de cierre.
La opción se ubica en Ventas, Presupuestos.
El análisis tiene en cuenta tanto la información del presupuesto como todo el seguimiento comercial registrado hasta ese momento, incluyendo las fechas de contacto, las acciones comerciales realizadas y los comentarios introducidos por los usuarios.
A partir de esta información, Zynara genera un análisis desde la perspectiva de un experto comercial, dividido en dos apartados principales:
Informe de Situación
Realiza un diagnóstico del estado actual de la negociación, valorando aspectos como:
- El nivel de interés mostrado por el posible cliente.
- La temperatura de la oportunidad y su proximidad al cierre.
- La evolución de los contactos y acciones realizadas.
- Posibles objeciones, bloqueos o señales de pérdida de interés.
- Aspectos que pueden estar retrasando la decisión.
- Señales relevantes detectadas en los comentarios y seguimientos anteriores.
El objetivo es ofrecer una visión clara de en qué punto se encuentra realmente la oportunidad, utilizando conjuntamente toda la información disponible.
Estrategia de Cierre
Además de analizar la situación, el sistema propone cómo continuar la negociación.
En función del historial de la oportunidad, recomienda los siguientes pasos comerciales, incluyendo el momento y canal de contacto más apropiados, los argumentos o elementos de la propuesta de valor que conviene reforzar y las acciones que pueden ayudar a desbloquear la operación.
También puede proporcionar un guion o mensaje concreto para la próxima interacción, facilitando al comercial una propuesta práctica sobre qué comunicar al cliente y cómo enfocar el siguiente contacto.
De este modo, Análisis de Oportunidades no se limita a resumir la información registrada. La interpreta y la convierte en recomendaciones comerciales accionables, ayudando al usuario a priorizar oportunidades, detectar posibles problemas y afrontar cada negociación con una estrategia de cierre más definida.
Estrategia de Cierre de un presupuesto
Desde un Presupuesto de Venta, siempre que exista al menos un comentario de seguimiento, el usuario podrá solicitar a la IA una Estrategia de Cierre para orientar la venta hacia su cierre.
La IA analizará el contenido de las notas de seguimiento registradas y ofrecerá una serie de recomendaciones y directrices sobre los próximos pasos a seguir.
La calidad y precisión de estas recomendaciones dependerá de la información disponible: cuantos más seguimientos existan y mayor sea el nivel de detalle de las anotaciones, más contextualizada y precisa será la estrategia propuesta.
Evaluación de Riesgo Comercial y Exposición de Deuda
Desde la ficha del cliente podrá realizar un análisis de su riesgo comercial basado en su trayectoria y comportamiento histórico.
La IA analizará toda la información relevante del cliente, incluyendo su facturación, vencimientos, pagos realizados y fechas de pago, importes pendientes de cobro y operaciones pendientes de facturar. A partir de estos datos, elaborará un informe de riesgo crediticio que permitirá conocer y evaluar su situación.
Desde la configuración podrá determinar qué canales de información deberá utilizar la IA para realizar el análisis.
Para acceder a esta funcionalidad, vaya a la pestaña Financiera de la ficha maestra del cliente y haga clic en el botón Evaluar Riesgo.
Si previamente ha establecido un límite de riesgo para el cliente, la IA tendrá en cuenta dicho importe como referencia para elaborar el informe. Además de analizar la situación y el comportamiento financiero del cliente, la IA podrá sugerir un límite de riesgo acorde con la información disponible y su historial.
También podrá definir el periodo histórico de referencia, es decir, cuántos meses hacia atrás deberá analizar la IA para evaluar el comportamiento del cliente. Por defecto, se tendrán en cuenta los últimos 12 meses, aunque este periodo podrá ampliarse hasta un máximo de 4 años.
Importante: el análisis y las recomendaciones son generados mediante Inteligencia Artificial y pueden contener errores o interpretaciones inexactas. El informe y el límite de riesgo sugerido tienen carácter meramente orientativo y deben utilizarse únicamente como referencia. La decisión final sobre la concesión de crédito y la asignación del límite de riesgo corresponde siempre al usuario y debe basarse en sus propios criterios y procedimientos de evaluación.
Consideraciones importantes sobre el uso de la IA
- La IA puede cometer errores, por lo que es imprescindible que el usuario verifique los resultados antes de validarlos.
- El análisis y las recomendaciones pueden contener errores o interpretaciones inexactas, por lo que son meramente orientativas y deben utilizarse únicamente como referencia. Las decisiones finales corresponden siempre al usuario y debe basarse en sus propios criterios y procedimientos de evaluación.
- Para su funcionamiento, Zynara utiliza servicios de IA de terceros. En caso de sobrecarga en alguno de ellos, el sistema recurre a modelos alternativos (hasta un máximo de tres). No obstante, la disponibilidad del servicio no depende de Zynara, por lo que no puede garantizarse en todo momento, especialmente en periodos de alta demanda.
- No deben considerarse definitivos los resultados proporcionados por la IA —especialmente en la simulación de liquidación de IVA— para fines tributarios o legales. Esta funcionalidad, al igual que el resto de las descritas, constituye una ayuda y no tiene carácter vinculante.
- Los datos enviados no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial.